Στο πλαίσιο της σωστής διαχείρισης του ομαδικού προγράμματος υγείας, είναι σημαντικό να τηρούνται συγκεκριμένες διαδικασίες σχετικά με τις εντάξεις και αποχωρήσεις των μελών. 

Συγκεκριμένα, οι αλλαγές στο προσωπικό, είτε πρόκειται για νέες προσλήψεις είτε για αποχωρήσεις, θα πρέπει να  κοινοποιούνται το αργότερο εντός 10 ημερών από την ημερομηνία που λαμβάνουν χώρα.

Ο λόγος που τίθεται αυτό το χρονικό περιθώριο είναι η ανάγκη να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση και προσαρμογή του ασφαλιστικού προγράμματος. Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζεται ότι οι νέοι εργαζόμενοι θα έχουν άμεση πρόσβαση στις παροχές υγείας και, αντίστοιχα, θα αποφεύγονται περιττές χρεώσεις για εργαζόμενους που έχουν αποχωρήσει από την εταιρεία. 

Η τήρηση αυτής της προθεσμίας  βοηθά να διατηρηθεί η ποιότητα των υπηρεσιών που προσφέρονται και να αποφευχθούν τυχόν προβλήματα που θα μπορούσαν να προκύψουν από καθυστερημένες ενημερώσεις.